วัตถุประสงค์หลักของโปรแกรมนี้คือการสร้างและทำงานกับฐานข้อมูลที่สามารถเชื่อมโยงได้ทั้งสำหรับโครงการขนาดเล็กและสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ ด้วยความสะดวกในการจัดการข้อมูลแก้ไขและจัดเก็บข้อมูล
แอปพลิเคชันชุด Microsoft Office - การเข้าถึง - ทำหน้าที่ทำงานกับฐานข้อมูล
การสร้างฐานข้อมูลใหม่
โดยปกติก่อนเริ่มงานคุณจะต้องสร้างหรือเปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่
เปิดโปรแกรมและไปที่เมนูหลักโดยคลิกที่คำสั่ง "ไฟล์" และเลือกรายการ "สร้าง" การสร้างฐานข้อมูลใหม่คุณจะเห็นหน้าว่างที่จะมีหนึ่งตารางในนั้นหรือฐานข้อมูลบนเว็บที่ให้คุณใช้เครื่องมือที่มีอยู่ในโปรแกรมเช่นสิ่งพิมพ์ของคุณบนอินเทอร์เน็ต
นอกจากนี้เพื่อเพิ่มการสร้างฐานข้อมูลใหม่ให้มากที่สุดผู้ใช้มีตัวเลือกของเทมเพลตเพื่อสร้างฐานข้อมูลที่เน้นงานเฉพาะ โดยวิธีนี้สามารถช่วยให้คุณสร้างรูปแบบที่จำเป็นของตารางได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องตั้งค่าทุกอย่างด้วยตนเอง
กรอกข้อมูลด้วยฐานข้อมูล
เมื่อสร้างฐานข้อมูลแล้วจำเป็นต้องกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องโครงสร้างที่ควรพิจารณาล่วงหน้าเนื่องจากการทำงานของโปรแกรมช่วยให้คุณสามารถเก็บข้อมูลในหลายรูปแบบ:
- ตอนนี้การสร้างโครงสร้างข้อมูลที่สะดวกและธรรมดาที่สุดคือตาราง โดยความสามารถและลักษณะที่ปรากฏตารางใน Access ไม่แตกต่างจากใน Excel อย่างมากซึ่งทำให้การถ่ายโอนข้อมูลจากโปรแกรมหนึ่งไปยังอีกโปรแกรมทำได้ง่ายขึ้นมาก
- วิธีที่สองในการป้อนข้อมูลคือรูปแบบซึ่งค่อนข้างคล้ายกับตารางอย่างไรก็ตามให้การแสดงข้อมูลที่มองเห็นได้ชัดเจนขึ้น
- ในการคำนวณและแสดงข้อมูลจากฐานข้อมูลของคุณจะมีการจัดทำรายงานที่ช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์และคำนวณตัวอย่างเช่นรายได้ของคุณหรือจำนวนคู่สัญญาที่คุณทำงานด้วย มีความยืดหยุ่นสูงและช่วยให้คุณทำการคำนวณขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ป้อน
- การรับและการเรียงลำดับข้อมูลใหม่ในโปรแกรมจะดำเนินการผ่านคำขอ ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขาคุณสามารถค้นหาข้อมูลเฉพาะในหลาย ๆ ตารางรวมทั้งสร้างหรืออัปเดตข้อมูล
ฟังก์ชั่นด้านบนทั้งหมดอยู่ในแถบเครื่องมือในแท็บ "สร้าง" ที่นั่นคุณสามารถเลือกองค์ประกอบที่คุณต้องการสร้างจากนั้นใน "เครื่องมือสร้าง" ที่เปิดอยู่ให้ปรับแต่ง
การสร้างฐานข้อมูลและการนำเข้าข้อมูล
เมื่อสร้างฐานข้อมูลใหม่แล้วสิ่งเดียวที่คุณจะเห็นคือตารางที่ว่างเปล่า คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือกรอกข้อมูลโดยคัดลอกข้อมูลที่จำเป็นจากอินเทอร์เน็ต โปรดทราบว่าข้อมูลแต่ละชิ้นที่คุณให้ข้อมูลควรอยู่ในคอลัมน์แยกกันและแต่ละรายการควรมีแถวส่วนบุคคล โดยวิธีการคอลัมน์สามารถเปลี่ยนชื่อเพื่อนำทางเนื้อหาของพวกเขาดีขึ้น
หากข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการอยู่ในโปรแกรมหรือแหล่งข้อมูลอื่นโปรแกรมอนุญาตให้คุณตั้งค่าการนำเข้าข้อมูล
การตั้งค่าการนำเข้าทั้งหมดจะอยู่ในแท็บแยกต่างหากในแผงควบคุมซึ่งเรียกว่า "ข้อมูลภายนอก" ที่นี่ในพื้นที่“ นำเข้าและการเชื่อมต่อ” รูปแบบที่มีอยู่จะแสดงรายการรวมถึงเอกสาร Excel, การเข้าถึง, ไฟล์ข้อความและ XML, หน้าอินเทอร์เน็ต, โฟลเดอร์ Outlook ฯลฯ หลังจากเลือกรูปแบบที่ต้องการซึ่งข้อมูลจะถูกถ่ายโอนคุณจะต้อง ระบุพา ธ ไปยังตำแหน่งของไฟล์ หากตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ใด ๆ โปรแกรมจะให้คุณป้อนที่อยู่เซิร์ฟเวอร์ เมื่อคุณนำเข้าคุณจะพบการตั้งค่าต่างๆที่ออกแบบมาเพื่อถ่ายโอนข้อมูลไปยัง Access อย่างถูกต้อง ทำตามคำแนะนำของโปรแกรม
กุญแจสำคัญและความสัมพันธ์ของตาราง
เมื่อสร้างตารางโปรแกรมจะจัดสรรแต่ละรายการโดยใช้รหัสที่ไม่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ โดยค่าเริ่มต้นจะมีคอลัมน์ชื่อที่ขยายเมื่อมีการเพิ่มข้อมูลใหม่ คอลัมน์นี้เป็นคีย์หลัก นอกจากคีย์พื้นฐานเหล่านี้แล้วฐานข้อมูลอาจมีฟิลด์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่อยู่ในตารางอื่น
ตัวอย่างเช่นคุณมีสองตารางที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นพวกเขาถูกเรียกว่า "วัน" และ "แผน" โดยการเลือกฟิลด์“ วันจันทร์” ในตารางแรกคุณสามารถเชื่อมโยงกับเขตข้อมูลใด ๆ ในตาราง“ แผน” และเมื่อคุณเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่หนึ่งในเขตข้อมูลเหล่านี้คุณจะเห็นข้อมูลและเซลล์ที่เกี่ยวข้อง
ความสัมพันธ์ดังกล่าวจะอำนวยความสะดวกในการอ่านฐานข้อมูลของคุณและจะเพิ่มความสะดวกและประสิทธิภาพอย่างแน่นอน
หากต้องการสร้างความสัมพันธ์ให้ไปที่แท็บ "ทำงานกับฐานข้อมูล" และในส่วน "ความสัมพันธ์" ให้เลือกปุ่ม "รูปแบบข้อมูล" ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้นคุณจะเห็นฐานข้อมูลทั้งหมดที่กำลังประมวลผล ควรสังเกตว่าฐานข้อมูลต้องมีฟิลด์พิเศษสำหรับคีย์ต่างประเทศ ในตัวอย่างของเราถ้าคุณต้องการแสดงวันในสัปดาห์หรือตัวเลขในตารางที่สองให้ปล่อยให้ฟิลด์ว่างโดยเรียกมันว่าวัน กำหนดรูปแบบของเขตข้อมูลด้วยเนื่องจากควรเหมือนกันสำหรับทั้งสองตาราง
จากนั้นหลังจากเปิดสองตารางแล้วให้ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการเชื่อมโยงไปยังเขตข้อมูลที่เตรียมไว้เป็นพิเศษสำหรับ foreign key หน้าต่าง "แก้ไขความสัมพันธ์" จะปรากฏขึ้นซึ่งคุณจะเห็นช่องที่เลือกแยกต่างหาก เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลในทั้งเขตข้อมูลและตารางที่เกี่ยวข้องเปลี่ยนแปลงให้ทำเครื่องหมายในช่อง“ ให้ความมั่นใจในความสมบูรณ์ของข้อมูล”
การสร้างและประเภทของการร้องขอ
การร้องขอเป็นการดำเนินการในโปรแกรมขอบคุณที่ผู้ใช้สามารถแก้ไขหรือป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูล ในความเป็นจริงคำขอถูกแบ่งออกเป็น 2 ประเภท:
- วิชาเลือกขอขอบคุณที่โปรแกรมได้รับข้อมูลบางอย่างและทำการคำนวณเกี่ยวกับมัน
- คำร้องขอให้ดำเนินการที่เพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูลหรือลบทิ้ง
การเลือก "Query Wizard" ในแท็บ "สร้าง" โปรแกรมจะดำเนินการสร้างประเภทของแบบสอบถามที่เฉพาะเจาะจง ทำตามคำแนะนำ
คำขอสามารถช่วยคุณจัดการข้อมูลได้อย่างมากและอ้างอิงถึงข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง
ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างคำขอการเลือกตั้งสำหรับพารามิเตอร์บางอย่าง หากคุณต้องการดูข้อมูลในวันที่หรือวันที่ระบุในตาราง Day ตลอดระยะเวลาที่กำหนดคุณสามารถตั้งค่าคิวรีที่คล้ายกันได้ เลือก "Query Designer" และในตารางที่คุณต้องการ ตามค่าเริ่มต้นคำขอจะเป็นแบบเลือกอย่างชัดเจนหากคุณดูแถบเครื่องมือด้วยปุ่ม“ เลือก” ที่ไฮไลต์อยู่ที่นั่น เพื่อให้โปรแกรมค้นหาวันหรือวันที่คุณต้องการอย่างแน่นอนให้ค้นหาบรรทัด“ เงื่อนไขการเลือก” และป้อนวลี [วันใด?] โปรดจำไว้ว่าแบบสอบถามจะต้องอยู่ในแขนสี่เหลี่ยม [] และลงท้ายด้วยเครื่องหมายคำถามหรือเครื่องหมายโคลอน
นี่เป็นเพียงหนึ่งในตัวเลือกสำหรับการใช้คิวรี ในความเป็นจริงด้วยความช่วยเหลือของพวกเขาคุณสามารถสร้างตารางใหม่เลือกข้อมูลตามเกณฑ์และอื่น ๆ
ปรับแต่งและใช้แบบฟอร์ม
ขอบคุณการใช้แบบฟอร์มผู้ใช้จะสามารถดูข้อมูลสำหรับแต่ละฟิลด์และสลับระหว่างรายการที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย ด้วยอินพุตระยะยาวการใช้แบบฟอร์มทำให้การทำงานกับข้อมูลง่ายขึ้น
เปิดแท็บ“ สร้าง” และค้นหารายการ“ แบบฟอร์ม” โดยคลิกที่แบบฟอร์มมาตรฐานจะปรากฏขึ้นตามข้อมูลในตารางของคุณ เขตข้อมูลที่ปรากฏพร้อมข้อมูลอาจมีการเปลี่ยนแปลงทุกชนิดรวมถึงความสูงความกว้าง ฯลฯ โปรดทราบว่าหากมีความสัมพันธ์ในตารางคุณจะเห็นพวกเขาและสามารถกำหนดค่าใหม่ในหน้าต่างเดียวกัน ที่ด้านล่างของโปรแกรมคุณจะเห็นลูกศรที่ช่วยให้คุณเปิดแต่ละคอลัมน์ของตารางตามลำดับหรือเลื่อนไปยังคอลัมน์แรกและคอลัมน์สุดท้าย ขณะนี้แต่ละรายการเป็นรายการแยกต่างหากเขตข้อมูลที่คุณสามารถกำหนดเองได้โดยคลิกเมาส์ที่ปุ่ม "เพิ่มเขตข้อมูล" แก้ไขและป้อนข้อมูลด้วยวิธีนี้ข้อมูลจะถูกแสดงในตารางและในตารางทั้งหมดที่แนบมา หลังจากตั้งค่าแบบฟอร์มคุณต้องบันทึกโดยการกดปุ่ม "Ctrl + S"
การสร้างรายงาน
วัตถุประสงค์หลักของรายงานคือเพื่อให้ผู้ใช้สรุปทั่วไปของตาราง รายงานคุณสามารถสร้างใด ๆ ขึ้นอยู่กับข้อมูล
โปรแกรมช่วยให้คุณสามารถเลือกประเภทของรายงานโดยเลือกจาก:
- รายงาน - รายงานอัตโนมัติจะถูกสร้างขึ้นโดยใช้ข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้ในตารางอย่างไรก็ตามข้อมูลจะไม่ถูกจัดกลุ่ม
- รายงานที่ว่างเปล่าเป็นรูปแบบเปล่าข้อมูลที่คุณสามารถเลือกได้จากฟิลด์ที่จำเป็น
- ตัวช่วยสร้างรายงาน - จะช่วยให้คุณผ่านกระบวนการสร้างรายงานและจะจัดกลุ่มและจัดรูปแบบข้อมูล
ในรายงานเปล่าคุณสามารถเพิ่มลบหรือแก้ไขฟิลด์กรอกข้อมูลที่จำเป็นสร้างกลุ่มพิเศษที่จะช่วยแยกข้อมูลบางอย่างออกจากส่วนที่เหลือและอื่น ๆ อีกมากมาย
ข้างต้นเป็นพื้นฐานทั้งหมดที่จะช่วยให้คุณรับมือและปรับแต่งโปรแกรม Access ด้วยตัวคุณเองอย่างไรก็ตามฟังก์ชั่นของมันนั้นค่อนข้างกว้างและมีฟังก์ชั่นการปรับแต่งเพิ่มเติมตามที่อธิบายไว้ที่นี่